Praktisk information för utställare
Nedan hittar du information för dig som utställare. Hittar du inte svaret nedan? Kontakta oss så hjälper vi dig!
Förberedelser
Ni har bokat er monter och det är dags att börja förbereda ert deltagande. Gå igenom nedan punkter så snart du kan. Statistik visar att de som förberett sitt mässdeltagande blir nöjdare med resultatet.
Vad är My Easyfairs?
Majoriteten av besökarna planerar sitt besök via vår hemsida. My Easyfairs är ert digitala skyltfönster och det som fylls i inne på My Easyfairs är det som syns i vår utställarlista på hemsidan.
Här kan ni presentera ert företag, era produkter, nyheter och jobbannonser. Under mässan kommer ni att ha en Smart Badge Reader i er monter som besökarna kan scanna med sina Smart Badges (namnskyltar). När de scannar er reader får de den information ni lagt upp via My Easyfairs skickad till sig via e-mail.
Genom My Easyfairs kan du även:
- Bjuda in dina kunder genom er personliga länk
- Registrera monterpersonal
- Skapa inlogg till dina kollegor så de också kan redigera informationen
- Se vilket EasyGo-paket ni bokat
Logga in på My Easyfairs:
När ert företags monter bokades fick personen som gjorde bokningen ett e-mail från ”My Easyfairs” med en länk till systemet med uppmaningen att bekräfta e-postadressen samt välja lösenord. E-postadressen är användarnamnet och det lösenord som väljs blir lösenordet. Om lösenordet glömts bort välj ”Glömt lösenord” och följ instruktionerna. I vissa fall när det krånglar kan det hjälpa att byta webbläsare och testa på nytt.
Har ni fyllt i era uppgifter tidigare?
Dessa uppgifter finns kvar inne på My Easyfairs. Logga in på nytt för att det ska komma upp i den aktuella utställarlistan på hemsidan.
Lägg till fler användare:
Ni kan själva bjuda in varandra till My Easyfairs om ni önskar att fler personer inom företaget har tillgång till kontot.
Att få rätt besökare till mässan är ett teamwork. Både vi som arrangörer och ni som utställare ansvarar för att bjuda in besökare. Statistiken säger att om utställare marknadsför sitt mässdeltagande innan de ställer ut, får de 250% bättre utfall än utställare som inte marknadsför sig.
Ni kan se mässan som ett köpcentrum. Vi som arrangör är köpcentrumet och ni som utställare är butikerna. För att kunder ska lockas av att besöka just er butik framför alla andras måste ni marknadsföra att ni finns på plats och sticka ut ur mängden. Väl på plats måste butiken se attraktiv ut och ha kunnig personal för att kunna skapa en god relation med kunder som faktiskt tar sig till butiken.
För att maximera ert deltagande på mässan har vi en del verktyg som hjälper er på vägen:
Er utställarsida på vår hemsida:
Under Utställare 2025 här på vår hemsida syns det ni fyller i inne på My Easyfairs. Här skriver ni om ert företag, laddar upp innovativa produkter, nyheter och jobbannonser. Statistik visar att de som har en ifylld My Easyfairs-profil lyckas i snitt bättre på plats.
Personlig inbjudningslänk:
I My Easyfairs hittar ni er personliga inbjudningslänk. När någon registrerar sig till Mötesplats Samhällssäkerhet via er inbjudningslänk kan ni ta del av personens kontaktuppgifter under “Bjuda in möjliga kunder” i My Easyfairs. Ni kan också ställa få ett meddelande i mobilen när personen anländer till Kistamässan så ni vet när ni ska vara redo i montern.
Tips! Skapa flera olika inbjudningslänkar och sprid i olika kanaler (så som nyhetsbrev, i er mailsignatur och på sociala medier) för att se vad som ger flest registreringar.
Personlig banner:
Vi kommer att ta fram personliga banners för er när ni laddat upp er logga i My Easyfairs. Ni hittar länken till er banner under “Se dokument” inne på My Easyfairs när registreringen har öppnat.
Er personliga banner är kopplad till er personliga inbjudningslänk och kan användas i era kanaler för att sprida er medverkan på Mötesplats Samhällssäkerhet.
Saknar ni er trots att registreringen är öppen och ni laddat upp er logga? Vänligen kontakta julia.skold@easyfairs.com
Invitation Service:
Saknas tid, program eller resurser för att göra nyhetsbrevsutskick hjälper vi gärna till med detta! Ni laddar upp den data ni önskar bjuda in till Mötesplats Samhällssäkerhet i My Easyfairs under “Bjuda in möjliga kunder” och “Invitation service” och vi skapar ett nyhetsbrev med er inbjudningslänk som skickas till er databas. Helt kostnadsfritt och GDPR-säkert! Se exempel på hur det kan se ut här.
För mer information, kontakta julia.skold@easyfairs.com
Vi erbjuder ett otroligt brett och kreativt sätt för extra synlighet inför och under Mötesplats Samhällssäkerhet. Spana in möjligheterna här.
Intresserad?
olivia.casbolt@easyfairs.com
Ansök om att visa upp din mest innovativa produkt i vårt Innovationsgalleri och syns under Innovationer på vår hemsida!
Du skickar in din ansökan via My Easyfairs under “Hantera profil” och “Innovationsgalleri”.
Kriterier för ansökan:
- Innovationen bör vara ny sedan senaste genomförandet av Mötesplats Samhällssäkerhet eller avsevärt förbättrad jämfört med befintliga metoder eller teknologier.
- Innovationen ska ha en tydlig koppling till samhällssäkerhet, krisberedskap och/eller totalförsvar med syfte att främja Sveriges säkerhet.
I januari kommer ett obligatoriskt digitalt utställarmöte hållas där ni som team får ta del av viktig information och tips inför mässan. Inbjudan till mötet skickas under hösten och ni behöver endast delta på ett av tillfällena.
Datum och tider:
Tisdag 14/1 kl. 09-10 (på engelska)
Onsdag 15/1 kl. 13-14 (på engelska)
Under våren kommer ett möte för monterpersonal hållas och innehåller utbildning i leadsgenereringsverktyget, tips inför mässan och praktisk information. Inbjudan till mötet skickas under hösten.
Datum och tider:
Tisdag 11 mars kl 09-10 (på engelska)
Onsdag 12 mars kl 13-14 (på engelska)
voco Stockholm-Kista
Välkommen till voco Stockholm-Kista – ett premiumhotell med hög service och standard för att maximera din upplevelse hos oss.
På voco Stockholm Kista vet vi att en fantastisk vistelse börjar med genomtänkta detaljer och service. Oavsett om du är här för att besöka en mässa, konferens eller är på affärsresa, gör våra 201 inbjudande hotellrum, konferens, restaurang & bar, gym men även ett SPA (med pool & bastu) och vår vänliga atmosfär det lätt att känna sig hemma. Vi har allt du behöver för en smidig vistelse.
För konferenser eller gruppförfrågningar kontakta Sales Manager Nordics Anders Dahlin på sales.nordics@stockholmkistahotel.com
För hotellbokningar boka nu via vår länk och få ett specialpris, skräddarsytt just för våra partners.
Scandic Victoria Tower
Scandic Victoria Tower ligger vägg i vägg med Kistamässan. Läs mer på Scandic Victoria Towers hemsida.
Bokning av rum sker via Scandic Victoria Towers hemsida www.scandichotels.se/victoriatower
För att få 10% rabatt på din bokning, ange bokningskod: PRO10SE
Skriv in koden i rutan ”lägg till bokningskod” för att erhålla rabatten. Koden gäller under datumen 17-22 mars.
OBS! Rabatten gäller på Scandics flex-priser (dvs. inte på deras icke återbetalningsbara webbpris).
Andra boendealternativ hittar du här.
Önskar ni hålla kundmöten, workshops, extra produktvisingar eller annat under Mötesplats Samhällssäkerhet? Då finns möjlighet att boka konferensrum på nedre våningsplan.
Kontakta oss på samhallssakerhet@easyfairs.com för mer information!
Ta reda på hur ni kan göra ert mässdeltagande mer hållbart. Läs våra rekommendationer här.
Observera även att det från den 1 januari 2024 är förbjudet att använda engångsartiklar som innehåller mer än 15 procent plast. Detta är bra att ha i åtanke när ni planerar era aktiviteter för montern. Att bryta mot denna lag kan innebära vite. Läs mer här.
Det kommer att finnas en fotograf och filmare på plats under båda dagarna. Om ni inte vill synas i bild säger ni till i Servicecenter på plats.
Vänligen maila till samhallssakerhet@easyfairs.com vid fakturafrågor.
För beställning av montercatering och dryck vänligen kontakta:
KM Restauranger
08 410 608 20
konferens@kmcompany.se
Tänk på att all alkohol som påträffas i anläggningen som inte är beställd via Kistamässans Restauranger kommer att beslagtas. Detta eftersom alkohollagstiftningen inte tillåter egen medhavd alkohol i Kistamässans lokaler.
Många av era monterbeställningar sköter ni enklast i Kista Mäss-Service webbshop.
Vid vidare frågor/beställningar, vänligen kontakta Kista Mäss-Service via: kistamasservice@easyfairs.com
För byggnation och reklambudskap etc. som överstiger 2,50 meter tillkommer en avgift. Detta gäller ej monterbelysning. Konstruktioner högre än 2,50 meter kräver förankring mot tak med säkerhetsvajer. Vänligen vänd dig till Kista Mäss-Service vid eventuell önskan om höjdbyggnation.
Har du planer på att skicka material till din monter redan innan du anländer? Tider för godsmottagningen kommer inom kort.
Leveransadress:
Mötesplats Samhällssäkerhet / Företag / Monternummer
Kistamässan
Vågögatan 3
164 40 Kista
Tider för godsmottagning:
Fredag 15/3 kl. 07:00 – 16:00
Måndag 18/3 kl. 07:00 – 16:00
Gods som ankommer till mässan och transporteras in till anvisad monter mot en kostnad. Motsvarande kostnad gäller även för avgående gods som lämnas i montern. Dessa kostnader debiteras utställande företag i efterhand. Vänligen kontakta Kista Mäss-Service för mer specifikationer.
Kistamässan eller Kista Mäss-Service ansvarar ej för gods före, under eller efter arrangemanget.
Som utställare på ett Easyfairs-event får ni ta de av en exklusiv utställarutbildning med tips om hur ni lyckas bäst på en mässa. Se onlineutbildningen här.
Var försiktig med förfalskade listleverantörer och liknande bedrägerier!
Easyfairs uppmärksammar dig på bedrägliga erbjudanden om listdata och andra “tjänster” som du kan få via oönskade e-postmeddelanden. Om du får en sådan kommunikation är den definitivt bedräglig och kommer inte från Easyfairs. Easyfairs säljer aldrig besökarinformation till tredje part.
Den information som dessa företag tillhandahåller är oftast antingen felaktig, ofullständig, av dålig kvalitet eller till och med falsk och/eller har samlats in eller förvärvats i strid med dataskyddsförordningen (GDPR). All användning som sådana företag gör av namnet Easyfairs eller [MÄSSNAMN] sker utan vår auktorisation och är olaglig.
Svara inte på dessa e-postmeddelanden.
På inga villkor ska du göra några betalningar till företagen bakom dem. Informera Easyfairs om du får sådana förfrågningar så att vi kan varna andra.
Kontakta oss gärna om du känner dig osäker via samhallssakerhet@easyfairs.com
Veckorna innan mässan
Det börjar närma sig! Nedan punkter ska du som utställare att ha koll på senast veckan innan, självklart också förutsatt att du checkat av listan gällande förberedelser.
Huvudingång:
Kistamässan
Arne Beurlings Torg 5
164 40 Kista
Lastgård/Inflytt:
Kistamässan
Vågögatan 3
164 40 Kista
Inflytt: 17 mars 07.00-20.00
Utflytt: 19 mars 16.30-20.00
Du som huvudansvarig för er monter måste registrera din monterpersonal själv via My Easyfairs. All monterpersonal måste vara registrerad innan ni anländer till Kistamässan, så här går du till väga:
- Logga in på My Easyfairs med det login som du fick när du bokade en monter på mässan.
- Tryck på ”glömt lösenord” om du behöver ett nytt login.
- Klicka på den mässa du ställer ut på.
- Välj ”Hantera monter”, nr 2 på tidslinjen i ert My Easyfairs, och sedan ”Registrera din personal”.
- Tryck på den gröna knappen “Visit Connect”.
- Ni länkas nu till en ny portal. Välj ”Team” i menyfältet till vänster.
- Klicka på ”Add staff”, sedan “Register Stand personnel” och lägg till monterpersonalens uppgifter.
- Slutligen kan du välja att spara ner registreringarna eller att skicka dem direkt till din personal genom knapparna längst i vänster hörn.
Önskar du som utställare köpa till en konferensbiljett till rabatterat pris? Då hittar du en länk för detta i den bekräftelse du fått när du registrerade dig som monterpersonal i MyEasyfairs.
Använd er personliga banner, inbjudningslänk och invitation service för att få just er målgrupp att besöka er monter på Mötesplats Samhällssäkerhet.
Allt detta hittar ni i My Easyfairs. Läs mer under “Marknadsföring” och kontakta julia.skold@easyfairs.com vid frågor.
Utnyttja er Smart Badge-reader och generera fler leads genom lockande erbjudanden. Koppla er reader till exklusiv information, nya produkter eller annat man inte vill missa – och viktigast av allt, gör det tydligt för besökarna vad de får ut av att scanna just er reader!
Allt detta görs via My Easyfairs.
Med några enkla knep kan ni som utställare maximera ert deltagande. Här kommer en kort checklist:
- Uppdatera er profil i My Easyfairs.
- Sprid er medverkan i era kanaler och bjud in era egna kunder.
- Lägg tid och engagemang på er monter så den ser visuellt attraktiv ut för besökare. Ett tips är även att attrahera besökarna med någon form av aktivitet som exempelvis en tävling eller låta besökare testa er produkt.
- Ha rätt personer på plats. Välj ut era mest engagerade och kunniga personer att ha i montern.
- Engagera er monterpersonal. Ha tillräckligt med personal och planera tid för raster samt lunch.
- Använd både Visit Connect och er Smart Badge-reader aktivt under mässan.
- Glöm inte följa upp och återkoppla till era leads efter mässan! Leads finner du inne på My Easyfairs och inne i Visit Connect-portalen.
- Som utställare på ett Easyfairs-event får ni ta de av en exklusiv onlineutbildning tillsammans med mässakademin. Där går de igenom hur ni lyckas bäst på en mässa. Se onlineutbildningen här.
Kort och gott, förbered er väl för att bli bäst!
Parkering finns i direkt anslutning till Kistamässan. Den sköts av Stockholms stad.
Det är mycket begränsat antal platser, så välj gärna kollektivtrafiken!
Pendeltågsstation: Helenelund
Tunnelbanestation: Kista
De nya priserna är;
50 kr per påbörjad tim
150 kr för 12 timmar
200 kr för 24 tim
Vi reserverar oss för ev. prisändringar då det inte är vår (arrangörens) parkering.
Mässdagarna - Nu kör vi!
Nu börjar det viktiga som vi alla förberett oss för. Det blir två fullspäckade dagar med kompetensutveckling, nätverkande och massa annat. Ert arbete i montern är viktigare än någonsin, varmt välkomna!
Besökares öppettider
Tisdag 18 mars: 9.00-17.00 med efterföljande mingel till 19.00
Onsdag 19 mars: 9.00-16.00
Under mässan kommer vi hålla såväl café som restaurang öppet inom mässanläggningens väggar, här betalar ni på plats eller förköper lunchkuponger. Lunchkuponger förbeställs via KM Restauranger, konferens@kmgroup.se.
Utöver det finns även kiosker, butiker, caféer och restauranger nära anläggningen. Kista Galleria finns också tillgängligt cirka 10 min promenad bort.
Easyfairs (i egenskap av arrangör) förbehåller sig rätten att sänka, alternativt stänga av ljud från högtalare i montern om arrangören anser det vara störande för andra utställare.
Om utställare stör angränsande montrar på ett avsevärt sätt kan utställare bli ersättningsskyldig för den angränsande utställaren.
Under Mötesplats Samhällssäkerhet kommer ni som utställare ha två möjligheter att samla leads, via 1) Smart Badge-läsaren samt 2) VisitConnect.
Mer information om detta kommer.
Du som utställare kommer ha möjlighet att dra dig undan och koppla av i lugn och ro. Här kan ni som utställare ta en kopp kaffe och en frukt.
Utställarloungen finner ni en trappa ner på Kistamässan, i sal E10.
Det är inte tillåtet att påbörja demontering av montern före mässans stängning, sista dagen. Under den första halvtimmen/timmen efter mässans stängning töms lokalerna på besökare – under den tiden är det av säkerhetsskäl inte tillåtet att köra in tomgods i mässhallarna. Av säkerhetsskäl öppnas inte heller varuportarna under denna tid. Mässgångarna måste hållas fria så att godshanteringen kan komma igång så snabbt som möjligt när alla besökare lämnat hallarna.
Godshantering
Gods som ankommer till mässan transporteras in till anvisad monter mot en kostnad. Motsvarande kostnad gäller även för avgående gods som lämnas i montern. Dessa kostnader debiteras utställande företag i efterhand. Truckhjälp beställs av Tekniska avdelningen på plats.
I de fall där speditören, som levererar godset, ber mässans personal transportera/lasta in godset till montern, kommer vi att göra det på utställarens bekostnad. Oavsett vad som överenskommits mellan speditören och utställaren.
Godset ska märkas med:
Mässa / Företag / Monternummer /Namn och mobilnummer Kistamässan, Vågögatan 3, 164 40 KISTA
Har ni maskiner eller annat material som väger över 1 ton/kolli eller som är mer än 2 meter brett och/eller mer 2,5 m högt, vänligen kontakta Kista Mäss-Service minst 2 veckor i förväg.
Hjälp med packning av gods kan beställas via:
Kista Mäss-Service, telefon: 08-506 650 00 eller e-posta: kistamasservice@easyfairs.com, dock senast 2 veckor i förväg.
Om godset ankommer före angiven tid kan vi inte garantera att ta emot godset. Om vi tar emot godset, kommer vi att köra det till lagret och kostnaden för detta debiteras utställaren, detsamma gäller om godset inte är avhämtat inom angiven tid.
Omärkt gods som lämnas kvar på Kistamässan efter officiell utflytt och som inte kan identifieras kommer att kasseras då vi har begränsade lagringsmöjligheter.
OBS! Allt gods måste vara nedpackat och stuvat på pallar eller i rullburar under utsatt utflyttningstid. Detta är ett krav eftersom vi måste flytta godset. Ej avhämtat gods debiteras per kubikmeter och påbörjad vecka.
Kista Mäss-Service eller Kistamässan ansvarar ej för gods före, under eller efter arrangemanget!
Utvärdering
Slutet för nu, början på något nytt. Mässan är över och nu är det viktigt med utvärdering av genomförandet. Här kommer de bästa tipsen för hur ni tar ert deltagande hela vägen in i mål.
Efter mässan får ni tillgång till era leads via My Easyfairs. Såväl de som de ni samlat in via Smart Badge men också via VisitConnect.
Vi som arrangörer skickar ut enkäter till alla som stått i er monter där ni får möjligheten att utvärdera mässan som gått. Er åsikt är otroligt viktig för oss då vi ständigt vill utvecklas och möta era förväntningar. Stort tack på förhand för ni tar er tiden för att besvara dessa.
Under mässan har ni som företag haft möjlighet att prata med någon av våra säljare för att boka en monterplats till kommande mässor. Glöm inte bort att boka er monter och hålla koll på orderbekräftelsen som kommer till kontaktpersonens e-mail.
Vi lanserar snart en app!
- Maximera din närvaro på Mötesplats Samhällssäkerhet med hjälp av Easyfairs Nordic
Vi är glada att snart kunna presentera vår nya event app Easyfairs Nordic som kommer att förbättra din upplevelse som utställare före, under och efter mässan! Appen är mer än bara ett schemaläggningsverktyg, den låter dig nätverka med kunder och potentiella partners.
Fördelar med Easyfairs Nordic
- Maximera nätverkandet: Öka chansen att nätverka med likasinnade.
- Effektivare möten: Kommunicera smidigare och boka möten enkelt via appen.
- Personlig upplevelse: Anpassa din mässupplevelse efter dina professionella mål.
Hur går det till?
Företagsinformationen hämtas automatiskt från MyEasyfairs. Det du behöver göra är att förbereda ditt schema på plats med Easyfairs Nordic. Besökare kommer sedan att kunna interagera och planera möten med dig i förväg så att ni kan få ut det mesta av mässan.
Få personliga rekommendationer
Applikationen föreslår de besökare du troligen är mest intresserad av att träffa på evenemanget, baserat på dina preferenser och intressen.
